SCOP

În concordanță cu Codul de Etică și Conduită Profesională, Compania se angajează ca prin responsabilul de etică și conformitate, să asigure desfășurarea activității sale în condiții de etică și integritate. Scopul Politicii privind cadourile, cheltuielile de protocol și interzicerea plăților de facilitare, îl constituie protejarea companiei în fața abaterilor etice și a oricăror altor aspecte de neconformitate, care ar aduce prejudicii reputaționale, comerciale, financiare, sau care ar atrage sancțiuni legale, reducând prestigiul și profitabilitatea companiei atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

DOMENIUL DE APLICARE

Această Politică este aplicabilă întregului personal ProConect Srl si ProConect Servicii SRL , în toate activitățile desfășurate pentru, sau în numele companiei.

DEFINIȚII

Companie – Grupul PRO CONECT (Pro Conect SRL si ProConect servicii SRL)

Personal PRO CONECT – Managementul, angajații și oricare alte personae care activează în cadrul, sau în numele conpaniei, cu sau fără putere decizională, remunerate sau nu, indiferent de forma juridică a acordului pe care îl au cu Grupul Pro Conect.

Plata de facilitare – O plată suplimentară pentru a determina o persoană să-și îndeplinească în mod corect obligațiile profesionale, ceea ce ar putea conduce la un tratament preferențial.

Interes personal – Orice avantaj, material sau de altă natură, urmărit sau obținut de Personalul Grupului Pro Conect, în mod direct sau indirect, pentru sine ori pentru alții, prin folosirea reputației, influenței, facilităților, relațiilor, informațiilor la care are acces ca urmare a exercitării sarcinilor de serviciu.

Cadou – orice avantaj sau beneficiu material, sau de altă natură, oferit în timpul sau în legătură cu exercitarea atribuțiilor profesionale Personalului Grupului Pro Conect de către o persoană fizică sau juridică, cu care compania întreprinde sau intenționează să întreprindă relații de afaceri. Constituie cadouri, fără a fi limitate la invitații pentru vacanță, invitații le evenimente neoficiale, finanțarea cheltuielilor de călătorie, altele decât cele în interesul companiei, bunuri și servicii, remunerații, recompense în afara politicilor de motivare a personalului, facilități, sau privilegii de orice natură, etc.

Cheltuieli de delegare și detașare – Cheltuielile suportate de Grupul Pro Conect, constând în costuri de transport, cazare și masă, pentru participarea personalului propriu la acțiuni rezultate din executarea unor contracte de către Grupul Pro Conect este parte, sau la evenimente naționale sau internaționale, organizate în interesul acestuia, sau de interes pentru acesta, și la care personalul Grupului Pro Conect este este delegat să participe în virtutea atribuțiilor de serviciu.

Cheltuieli de protocol – Cheltuielile suportate de companie pentru oferirea de ospitalitate pentru evenimentele și mesele de afaceri realizate în interesul acesteia la care participă personalul propriu și, după caz, parteneri de afaceri, la invitația Grupului Pro Conect.

Cheltuieli de călătorie – Cheltuielile suportate de companie pentru transportul și cazarea personalului propriu și, după caz, a partenerilor de afaceri la invitația Grupului Pro Conect.

Materiale promoționale – Orice obiect cu valoare simbolică care poartă însemnele, numele, opțional datele de contact ale companiei și informații cu privire la produsele și serviciile pe care le oferă. Materialele promoționale sunt oferite partenerilor de afaceri, clienților sau părților interesate în cadrul sau cu ocazia unor evenimente sau întâlniri de afaceri. Pot constitui materiale promoționale fără a fi limitate la: o geantă, un calendar, un ceas, o agendă, un pix, un memory-stick, etc. cu valoare brută sub echivalentul în lei a 50 euro.

Parteneri de afaceri – Toate persoanele fizice sau juridice cu care compania menține, inițiază sau intenționează să inițieze o relație de afaceri, inclusiv instituții sau autorități ale Statului, ale căror decizii pot influența afacerile companiei.

Personal din sectorul public – (i) prin funcționar public se înțelege orice persoană care deține o funcție legislativă executivă, administrativă sau juridică într-un Stat, numită sau aleasă, permanent sau temporar, remunerată sau neremunerată, indiferent de vechimea acesteia; (ii) orice altă persoană care exercită o funcție publică inclusiv pentru un organism public sau o întreprindere publică, sau care furnizează servicii publice după cum este definit în legislație, sau după cum este aplicat în legislația aplicabilă specifică a Statului; (iii) orice altă persoană definită ca ”funcționar public” în legislația unui Stat. La funcționarii din sectorul public național se adaugă funcționarii publici străini care se definesc prin orice persoană care deține o funcție legislativă executivă, administrativă sau juridică într-o țară străină, indiferent dacă este numită sau aleasă, precum și orice altă persoană care exercită o funcție publică pentru o țară străină, indiferent dacă este vorba despre un organism public sau o întreprindere publică. Nu în ultimul rând, oficialii organizațiilor publice internaționale reprezentând funcționarii internaționali sau orice alte persoane autorizate de o organizație internațională să acționeze în numele acesteia.

PRINCIPIILE POLITICII

1. CADOURI ȘI PLĂȚI DE FACILITARE

În aplicarea dispozițiilor privind cadourile, cheltuielile de protocol și evitarea plăților de facilitare, Grupul Pro Conect și ersonalul său vor monitoriza și evita producerea următoarelor situații de natură să reprezinte încălcări ale principiilor și regulilor prezentei politici.

1.1. Situații de evitat

1.1.1. Solicitarea, direct sau indirect, de către personalul Grupului Pro Conect a oricăror cadouri, mese de afaceri, deplasări plătite, servicii, favoruri sau orice alte avantaje din partea unei persoane fizice sau juridice – parteneri de afaceri, client, sau parte interesată, care le sunt destinate personal, sau soțului, rudelor și afinilor până la gradul IV inclusiv, cu scopul de a influența deciziile în orice formă, sau de a crea așteptarea că va beneficia de un tratament preferențial celui care acordă cadoul.

1.1.2. Acceptarea unui/unor cadouri oferite în mod voluntar și spontan de către o persoană fizică sau juridică – parteneri de afaceri, client, sau parte interesată a cărui/căror valoare brută depășește echivalentul în lei a 50 euro.

1.1.3. Acordarea de cadouri a căror valoare brută depășește echivalentul în lei a 50 euro.

1.1.4. Acceptarea sau acordarea de cadouri de la/către o aceeași persoană fizică sau juridică – partener de afaceri, client, sau parte interesată a cărui valoare brută cumulată într-un an calendaristic depășește echivalentul în lei a 100 euro.

1.2. Situații strict interzise

1.2.1. Acordarea cadourilor de orice natură către personalul din Grupul Pro /Conect, cu excepția materialelor promoționale, a căror valoare brută nu trebuie să depășească echivalentul în lei a 50 euro.

1.2.2. Acceptarea sau acordarea unor cadouri, care prin natura lor, valoarea și momentul acordării ridică suspiciuni cu privire la o potențială influențare a unei decizii de afaceri.

1.2.3. Acceptarea sau acordarea cadourilor monetare (în bani) de la sau unei persoane fizice sau juridice – partener de afaceri, client sau parte interesată, cu care Compania întreprinde sau intenționează să întreprindă relații de orice tip.

1.2.4. Acceptarea de către Personalul Grupului Pro Conect a cadourilor destinate soțului, rudelor și afinilor până la gradul IV inclusiv, oferite de către persoane fizice sau juridice – – partener de afaceri, client sau parte interesată, cu care Compania întreprinde sau intenționează să întreprindă relații de orice tip la adresele de corespondență ale Companiei, sau ale Companiilor partenere.

1.2.5. Acceptarea sau acordarea cadourilor primite sau oferite la/de la adresa personală și nu la/de la adresa de corespondență a Companiei, sau Companiilor partenere.

1.2.6. Solicitarea sau acceptarea de plăți de facilitare.

1.2.7. Folosirea atribuțiilor funcției deținute în cadrul Companiei în alte scopuri decât cele strict profesionale.

1.2.8. Finanțarea, susținerea prin servicii, prestații sau punerea la dispoziție a bazei materiale, direct sau indirect, a partidelor sau formațiunilor politice, oamenilor politici, instituțiilor parlamentare sau guvernamentale, sau al oricărui reprezentant al personalului din sectorul public.

1.3. Excepții

Având în vedere că acordarea și acceptarea cadourilor poate constitui o practică comercială acceptată în plan cultural, pentru evitarea situațiilor în care refuzul unor astfel de practici poate constitui o ofensă, sunt admise următoarele excepții:

1.3.1. Acordarea de cadouri cu ocazia unor evenimente speciale (sărbători, evenimente aniversare importante), cu condiția ca acestea să nu contravină în mod cumulativ prevederilor 1.2; cadourile care intră sub incidența acestui punct vor putea fi acordate numai după ce vor face subiectul unei analize prealabile a responsabilului de etică și conformitate pentru a identifica și înlătura potențialele riscuri reputaționale derivate din această acțiune.

1.3.2. Acceptarea cadourilor a căror valoare brută depășește echivalentul în lei a 50 euro, dacă natura, valoarea și momentul acordării nu ridică suspiciuni cu privire la o potențială influențare a unei decizii de afaceri, cu condiția declarării, înregistrării și trecerii în proprietatea Companiei.

1.3.3. Acceptarea sau acordarea de cadouri de la/către o aceeași persoană fizică sau juridică – partener de afaceri, client sau parte interesată – a căror valoare brută cumulată într-un an calendaristic nu depășește echivalentul în lei a 100 de euro, dacă natura, valoarea și momentul acordării nu ridică suspiciuni cu privire la o potențială influențare a unei decizii de afaceri, cu condiția declarării, înregistrării, și trecerea în proprietatea Companiei a celor cu valoare brută unitară peste echivalentul în lei a 50 de euro.

1.3.4. Regula declarării și trecerii în proprietatea Companiei a cadourilor a căror valoare brută depășește, fie echivalentul în lei a sumei de 50 de euro per cadou, fie echivalentul sumei totale de 100 de euro per an calendaristic, indiferent de valoarea brută unitară a fiecărui cadou se aplică în toate situațiile, inclusiv în cele în care Compania însăși acordă cadouri Personalului său, sau o altă interpretare, putând conduce la încălcarea principiului nediscriminării.

2. Cheltuielile de călătorie și de protocol

2.1. Dispoziții generale

2.1.1. Cheltuielile de călătorie necesare pentru participarea Personalului Grupului Pro Conect la conferințe, simpozioane, congrese, seminarii, ateliere, orice alte evenimente oficiale, întâlniri de afaceri, negocieri, sunt suportate de Grupul Pro Conect,

2.1.2. Personalul Grupului Pro Conect poate participa la evenimente de natura celor menționate la punctul 2.1.1 și în situația în care cheltuielile aferente acestora sunt suportate de partenerii de afaceri sau părțile interesate, cu condiția ca acestea să aibă legătura cu activitatea sau interesele Companiei, iar participarea Personalului Grupului Pro Conect să fi fost avizată de superiorul ierarhic și de responsabilul de etică și conformitate și aprobată de Directorul General.

2.1.3. Participarea Personalului Grupului Pro Conect de evenimente de natura celor de la punctul

2.1.1. care au un beneficiu personal (mese de afaceri, invitații de ospitalitate și divertisment, etc.) și ale căror costuri sunt suportate de partenerii de afaceri, sau părțile interesate, este posibilă numai dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

2.1.3.1. Există o legătură cu activitatea sau interesele companiei;

2.1.3.2. Natura și momentul evenimentului nu ridică suspiciuni cu privire la o potențială influențare;

2.1.3.3. Intenția de participare la eveniment a fost formulată printr-o notă de oportunitate înaintată superiorului ierarhic și responsabilului de etică și conformitate spre avizare;

2.1.3.4. Nota de oportunitate avizată de superiorul ierarhic și de responsabilul de etică și conformitate, a fost aprobată de Directorul General;

2.1.3.5. Valoarea invitațiilor/serviciilor/beneficiilor nu depășește într-un an calendaristic o valoare brută echivalentă în lei a sumei de 200 de euro pentru invitații venite de la un singur partener de afaceri/parte interesată.

2.1.4. Participarea Grupului Pro Conect împreună cu un membru al familiei la evenimente de natura celor de la punctul 2.1.1. ale căror costuri sunt suportate de partenerii de afaceri sau părțile interesate, este permisă numai în cazuri excepționale, când natura evenimentului o solicită, sau participarea neînsoțită reprezintă o ofensă într-o practică de afaceri din punct de vedere cultural și numai după îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiții:

2.1.4.1. Participarea însoțită este declarată responsabilului de etică și conformitate printr-un document anexat la nota de oportunitate, în care este prezentată natura evenimentului și motivul pentru care este nevoie de însoțitor;

2.1.4.2. Nota de oportunitate și anexa sunt avizate de superiorul ierarhic și responsabilul de etică și conformitate, sunt aprobate de Directorul General.

2.1.4.3. Valoarea invitațiilor/serviciilor/beneficiilor nu depășește într-un an calendaristic o valoare brută echivalentă în lei a sumei de 200 de euro pentru invitații venite de la un singur partener de afaceri/parte interesată.

2.1.5. Pentru evenimentele oficiale derulate de Grupul Pro Conect sau în parteneriat cu acesta, sau în interesul acestuia, pentru care cheltuielile de protocol pentru parteneri pentru partenerii de afaceri sau părțile interesate, sunt suportate de Grupul Pro Conect, Compania alocă buget rezonabil și proporțional cu natura evenimentului pentru bunurile și serviciile de protocol/materiale promoționale distribuite de acestuia.

2.1.6. Compania va aloca și deconta cheltuieli de protocol pentru reprezentanți ai partenerilor de afaceri, sau ai părților interesate invitați la un eveniment inițiat sau de sau în parteneriat cu Compania, în limita unei valori brute echivalente în lei a 200 de euro per eveniment pentru fiecare participant, numai în cazul în care:

2.1.6.1. Natura și momentul evenimentului nu ridică riscuri cu privire la o potențială influențare a unei decizii de afaceri;

2.1.6.2. Compania are un interes specific pentru care să deconteze cheltuielile de protocol;

2.1.6.3. Evenimentul nu are caracterul unei întâlniri individuale, ci este unul colectiv, la care participă reprezentanți ai mai multor parteneri de afaceri sau părți interesate.

2.1.6.4 S-a obținut avizul responsabilului de etică și conformitate și aprobarea Directorului General pentru referat/notă de oportunitate elaborat/ă în acest sens.

2.1.7. Este permisă invitarea personalului din sectorul public la evenimente oficiale, întâlniri de afaceri, negocieri, mese de afaceri, conferințe, seminarii, etc. inițiate de sau în parteneriat cu Compania, câtă vreme acestea au legătură cu activitatea sau interesele companiei și cheltuielile nu depășesc echivalentul în lei a 50 de euro brut de persoană per eveniment. Depășirea acestei sume este acceptată numai în urma obținerii avizului responsabilului de etică și conformitate și aprobării Directorului General, în baza unei note de oportunitate care să includă motivarea pentru care este necesară alocarea unei sume mai mari, iar valoarea brută finală nu poate fi mai mare de 200 euro per eveniment, pentru fiecare invitat;

2.1.8. Compania va aloca și deconta cheltuielile de protocol pentru personalul din sectorul public invitat la un eveniment inițiat de Compania sau în parteneriat cu Compania, numai în condițiile în care:

2.1.8.1. Reprezentantul instituției/autorității publice invitat nu are atribuții de control cu privire la activitatea Grupului Pro Conect în derulare la data evenimentului;

2.1.8.2. Există aprobarea instituției/autorității pe care o reprezintă invitatul/invitații;

2.1.8.3. S-a obținut avizul din partea responsabilului de etică și conformitate și aprobarea Directorului General, pentru referatul/nota de oportunitate elaborată în acest sens;

2.1.8.4. Cuantumul cheltuielilor de protocol nu depășește valoarea brută echivalentă a 200 de euro per eveniment, pentru fiecare invitat și este avizat și de responsabilul de etică și conformitate și ținând cont de natura evenimentului, funcția și statutul invitaților.

2.1.9. Este permisă invitarea persoanelor din sectorul public la alte evenimente care au si un beneficiu personal (mese de afaceri, invitații la evenimente oficiale și divertisment, etc.), numai în situația în care personalul din sectorul public are rol de reprezentare și în următoarele condiții:

2.1.9.1. Există aprobarea instituției/autorității pe care o reprezintă;

2.1.9.2. S-a obținut avizul din partea responsabilului de etică și conformitate și aprobarea Directorului General, pentru referatul/nota de oportunitate elaborat/ă în acest sens.

NORMELE DE APLICARE

3. Norme de aplicare privind acceptarea cadourilor

3.1. Personalul Grupului Pro Conect are obligația de a declara în maximum 10 zile lucrătoare către responsabilul de etică și conformitate, orice cadou care este primit în timpul exercitării funcției.

3.2. Cadourile primite vor fi declarate într-un raport întocmit/completat de angajatul care a primit cadoul și înaintat responsabilului de etică și conformitate.

3.3. Raportul va cuprinde: numele și funcția persoanei care a primit cadoul, departamentul din care aceasta face parte, numele companiei, persoanei care a acordat cadoul, denumirea/conținutul cadoului, motivul primirii, data primirii acestuia.

3.4. Pentru identificarea valorii brute a cadoului se va proceda după cum urmează:

3.4.1. Se identifică valoarea comercială a cadoului în baza descrierii furnizate de cel care a primit cadoul, cu ajutorul unor motoare de căutare online.

3.4.2. Se va considera media dintre cea mai scăzută și cea mai ridicată valoare identificată online, din care se elimină TVA.

3.4.3. Valoarea obținută se compară cu echivalentul în lei al sumei de 50 de euro, la cursul de schimb BNR din ziua primirii cadoului.

3.5. Cadourile primite a căror valoare brută depășește echivalentul în lei a 50 de euro vor fi înregistrate într-un registru special, gestionat de către responsabilul de etică și conformitate și vor fi trecute în proprietatea Comppaniei.

3.6. Registrul va cuprinde următoarele informații numele si funcția persoanei care a primit cadoul, departamentul din care aceasta face parte, numele companiei/persoanei care a acordat cadoul, descriere/conținutul cadoului, motivul acordării/primirii, valoarea brută a cadoului. Data la care cadoul a fost primit.

3.7. Responsabilul de etică și conformitate analizează natura cadoului, valoarea și împrejurările în care acesta a fost primit pentru a stabili dacă acesta a fost primit, pentru a stabili dacă acesta poate reprezenta o condiționare sau un act de influențare a deciziilor personalului Grupului Pro Conect.

3.8. Cadourile a căror valoare brută estimată nu depășește echivalentul în lei a 50 de euro, vor rămâne la dispoziția celor care le-u primit.

3.9. Dacă responsabilul de etică și conformitate respinge raportul referitor la un cadou primit, acesta va fi returnat persoanei/companiei care l-a acordat, returnarea va fi însoțită de o scrisoare, menționându-se cadoul și motivul neacceptării acestuia.

3.10. Responsabilul de etică și conformitate realizează anual o analiză a riscurilor privitoare la acceptarea cadourilor și o comunică Personalului Grupului Pro Conect, prin intermediul canalelor interne de comunicare.

3.11. Responsabilul de etică și conformitate va întocmi anual un raport separat, sau o secțiune inclusă în raportul anual, referitor la situația cadourilor primite și oferite pe parcursul unui n calendaristic, precum și felul în care au fost întrebuințate cadourile cedate Companiei.

4. Norme de aplicare privind acordarea cadourilor

4.1. Responsabilul de etică și conformitate va viza documentele aferente achiziției de materiale promoționale și bunuri sau servicii destinate achiziției de materiale promoționale și bunuri sau servicii destinate acordării cu titlu de cadou, iar un reprezentant al departamentului va face parte din comisia de analiză a ofertelor.

4.2. Personalul Grupului Pro Conect are obligația de a informa responsabilul de etică și conformitate, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, cu privire la intenția de acordare a oricărui cadou către persoane fizice sau juridice – parteneri de afaceri, client, sau parte interesată, în timpul exercitării funcției, precum și să declare și să motiveze intenția de a acorda cadouri a căror valoare brută depășește echivalentul în lei a 50 de euro .

4.3. Nota de oportunitate va cuprinde: motivul acordării, descrierea cadoului, valoarea brută a cadoului, numele companiei/persoanei căreia îi este destinat cadoul, data l care urmează să fie acordat.

4.4. Pentru identificarea valorii brute a cadoului, în cazul în care aceasta nu este comunicată, sau trebuie verificată, se va procesa după cum urmează:

4.4.1. Se identifică valoarea comercială a cadoului pe baza descrierii furnizate cu ajutorul unor motoare de căutare online.

4.4.2. Se ia în considerare media dintre valoarea cea mai scăzută și cea mai ridicată valoare identificată online, sau valoarea disponibilă pe website-ul producătorului unic/distribuitorului exclusiv, din care se elimină TVA.

4.4.3. Valoarea obținută se compară cu echivalentul în lei a 50 de euro la cursul de schimb BNR din data evaluării cadoului destinat acordării.

4.5. Cadourile acordate vor fi înregistrate într-un registru special gestionat de responsabilul de etică și conformitate.

4.6. Registrul va cuprinde următoarele informații: descrierea cadoului, motivul acordării, valoarea cadoului acordat, numele companiei/persoanei căreia cadoul îi este destinat, data la care cadoul a fost acordat.

4.7. Responsabilul de etică și conformitate are obligația de a analiza situațiile în care oferirea sau intenția de a oferi un cadou pot prezenta un risc pentru Companie și de a face

recomandări în acest sens pe care le va înainta, după caz, departamentului care a propus oferirea cadoului/cadourilor, sau managementului.

4.8. Cheltuielile alocate de Companie pentru achiziționare de materiale promoționale și cadouri pentru diferite evenimente vor fi incluse într-un referat de necesitate care va necesita și avizul responsabilului de etică și conformitate, înainte de aprobarea Directorului General.

4.9. Responsabilul de etică și conformitate va întocmi anual un raport separat, sau o secțiune inclusă în raportul anual, referitor la situația cadourilor primite și oferite pe parcursul unui an calendaristic, precum și felul în care au fost întrebuințate cadourile cedate Companiei, până cel târziu la data publicării raportului anual de activitate al Companiei.

5. Norme de aplicare privind cheltuielile de călătorie și de protocol

5.1. Invitațiile, indiferent de natura evenimentului și persoana căreia îi sunt adresate, sunt întotdeauna transmise pe adresa Companiei, instituției, autorității publice, a invitațiilor și nu pe adresa personală.

5.2. Decontarea cheltuielilor de călătorie aferente participării personalului Grupului Pro Conect la conferințe, simpozioane, congrese, seminarii, ateliere, orice alte evenimente oficiale, întâlniri de afaceri, negocieri, mese de afaceri, care au legătură cu activitatea sau interesele Companiei și în cadrul cărora personalul reprezintă Compania, sunt decontate conform procedurilor în vigoare.

5.3. Decontarea cheltuielilor de călătorie pentru invitații la un eveniment inițiat sau în parteneriat cu Compania, indiferent de natura instituției din care provin, se va realiza în baza unei note de oportunitate care conține: numele invitatului și compania pe care o reprezintă, denumirea evenimentului, data de desfășurare, suma alocată cheltuielilor de călătorie pentru invitat, motivul pentru care se intenționează alocarea sau decontarea cheltuielilor de călătorie, alte informații relevante, conform dispozițiilor de mai sus.

5.4. Înainte de a aviza decontarea acestor cheltuieli, responsabilul de etică și conformitate analizează situația prezentată din perspectiva identificării acelor situații ne etice, ilegale, sau neadecvate cu scopul prevenirii acestora.

5.5. În măsura în care Personalul Grupului Pro Conect participă la evenimente care au și un beneficiu personal, sau la care Personalul Grupului Pro Conect din rațiuni protocolare, trebuie să fie însoțit și pentru care costurile sunt integral suportate de Companie, decontarea acestora se va face după obținerea avizului de la responsabilul de etică și conformitate, care trebuie să verifice dacă decontarea acestor cheltuieli este sau nu de natură să intre sub incidența punctului 1.3.

5.6. În măsura în care costurile participării personalului Grupului Pro Conect la evenimente sunt suportate de terți, indifferent dacă aceasta se înscrie în prevederile punctelor 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4 din secțiunea Cheltuielile de călătorie și protocol de mai sus, aprobarea participării se face de către Directorul General, în baza unei note de oportunitate întocmită de participant, vizate de superiorul ierarhic și responsabilul de etică și conformitate, conform politicii în vigoare.

5.7. Nota de oportunitate va cuprinde: numele și funcția persoanei care participă, tipul și data evenimentului, contextul, valoarea estimată și specificul cheltuielilor de care participantul va beneficia, numele companiei/persoanei care suportă cheltuielile.

5.8. Participările Personalului Grupului Pro Conect la evenimente acceptate, vor fi înregistrate într-un registru public special gestionat de responsabilul de etică și conformitate, care cuprinde următoarele informații: numele și funcția persoanei care participă la eveniment, tipul și data evenimentului, valoarea cheltuielilor de care participantul beneficiază, numele companiei/persoanei care suportă cheltuielile.

5.9. Responsabilul de etică și conformitate întreprinde o dată la doi ani o analiză a riscurilor privitoare la acceptarea și acordarea invitațiilor la evenimente, indiferent cine suportă cheltuielile și o comunică Personalului Grupului Pro Conect, prin intermediul canalelor interne de comunicare.

5.10.  Responsabilul de etică și conformitate va întocmi anual un raport separat, sau o secțiune inclusă în raportul anual referitor la cheltuielile de călătorie și de protocol suportate de Companie și cele suportate de parteneri de afaceri/părți interesate, precum și la lansarea și acceptarea invitațiilor pe parcursul unui an calendaristic.

RAPORTAREA NECONFORMITĂȚII

Compania adoptă și implementează o politică dedicate avertizării de integritate, care se bazează pe princippiile expuse în Codul de Etică și Conduită Profesională. Orice angajat, client, furnizor, contractant, subcontractant al Companiei, care are legătură cu activitatea acesteia, poate depune în condiții care asigură păstrarea confidențialității identității sale, sesizări sau reclamații privind orice acțiune a unui angajat sau unei alte personae care acționează în numele Companiei, care ar încălca legea sau normele interne de etică și conduită în afaceri ale Companiei, inclusive prevederile prezentei politici.

Sesizarea oricărei abateri de la prezenta politică poate fi transmisă conform procedurii de raportare a abaterilor etice către: compliance@proconect.ro.

DECLARAȚIE PRIVIND PRIMIREA CADOURILOR

 

Subsemnatul / Subsemnata …………………………………………………………………………………………. având funcția de ………………………………………………………………… Departament ……………………………………… Companie ……………………………………………………………………………………. cu domiciliul în …………………………………………………………………..………….

În conformitate cu prevederile Codului Etic și de Conduită Profesională și ale Politicii privind cadourile și cheltuielile de protocol și cunoscând prevederile art. 292 din Codul Penal privind falsul în declarații, declar pe propria răspundere următoarele:

 Am primit:

Tipul / descrierea cadoului primit:

Motivul / contextul primirii cadoului:

Valoarea estimată a cadoului primit:

Numele companiei/persoanei care a oferit cadoul:

Data primirii cadoului:

Semnătura:            Data:

 

 ––––––––––––––––

i) Orice avantaj sau beneficiu material, sau de altă natură, oferit în timpul sau în legătură cu exercitarea atribuțiilor profesionale Personalului Grupului Pro Conect de către o persoană fizică sau juridică cu care Compania întreprinde sau intenționează să întreprindă relații de afaceri. Constituie cadouri, fără a se limita la invitații pentru vacanță, invitații la evenimente neoficiale, finanțarea cheltuielilor de călătorie, altele decât cele în interesul Companiei, bunuri și servicii, remunerații, recompense în afara politicilor de motivare a personalului, facilități sau privilegii de orice natură, etc.

ii) Pentru identificarea valorii brute a cadoului se va proceda după cum urmează:

a) se identifică valoarea comercială a cadoului pe baza descrierii furnizate de cel care a primit cadoul, cu ajutorul unor motoare de căutare online.

b) se ia în considerare media dintre cea mai scăzută și cea mai ridicată valoare identificată online, din care se elimină TVA.

c) valoarea obținută se compară cu echivalentul în lei a sumei de 50 de euro la cursul de schimb BNR din data primirii cadoului.